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A Gestão de processos e de documentos para a racionalização do Registro Imobiliário

Depois de participarem do 1º Seminário Nacional Elvino Silva Filho, realizado em setembro, Adriana Unger e Mari Carraro foram convidadas para trazer o tema “Gestão de processos e de documentos para a racionalização do Registro Imobiliário” para ser debatido no Encontro Nacional, em Aracaju, destacando a importância de incorporar a gestão nos cartórios.

Adriana Jacoto Unger dividiu sua explanação nos seguintes eixos: Tecnologia como ferramenta para o exercício do Registro Imobiliário (limitações, vantagens e desvantagens); O que é a gestão de processos (como funciona e suas aplicações); Modelagem dos processos do Registro de Imóveis (detalhamento das atividades, dos serviços, dos setores e problemas); Papel dos sistemas de gestão para apoiar os processos de trabalhos; Perspectivas interna e externa do Registro de Imóveis ; Os desafios que se apresentam com a extinção do balcão de atendimento; A gestão do atendimento eletrônico.

“A gestão de processos é fundamental para profissionalizar a gestão da operação das serventias e, principalmente, para preparar as mudanças que ocorrerão no contexto do registro eletrônico, especialmente em relação ao atendimento remoto e tramitação do título”, afirmou a conferencista.

Adriana Unger lembrou que, se o registro eletrônico nascesse hoje seria mais fácil, mas ainda ocorrerá, por muitos anos, a convivência com a documentação em papel. “Essa é a oportunidade para que os registradores sejam protagonistas do processo. Registradores civis e notários saíram na frente, agora é o momento do Registradores imobiliários agirem. Se não for feito por todos, que sabemos quais seriam as consequências para toda a sociedade”, alertou.

Por sua vez, Mari Lúcia Carraro, registradora de imóveis em Ribeirão Preto/SP, mostrou a experiência vivida em sua serventia, que incorporou a gestão de processo com grande êxito. Em sua opinião, além da iniciativa do registrador, é indispensável que ele próprio seja também um gestor dos processos. Para tanto, é importante conhecer a teoria e saber executar todas as ações que são projetadas; conhecer toda a estrutura da serventia; ser capaz comunicar bem e de relacionar-se; delegar funções; identificar as prioridades do trabalho e, identificar a pessoa certa para o processo.

“O bom gestor é aquele que também sabe criar regras e padrões de procedimentos, antever os resultados, ser inquieto e criativo”, disse.
A palestrante também listou, ainda, recomendações para evitar falhas no processo. A primeira delas é a utilização de processos objetivos e do uso de métodos simples.

Mari Carraro também recomendou o uso da intuição e sabedoria, o uso da padronização e da flexibilidade, a coparticipação do grupo, o estabelecimento de metas coletivas, explorar as habilidades atuais. Desenvolver manuais, scripts e fluxogramas. E, um dos conselhos mais importantes: “deve-se investir no desenvolvimento de recursos humanos, pois quanto maior a qualificação, menor será o desperdício de tempo e material”.

Quando abordou os benefícios da racionalização, a registradora lembrou que racionalizar só pode ser saudável se for acompanhada do aumento produtividade e da qualidade, inclusive das relações de trabalho. “É preciso olhar fora da caixa, isso pressupõe ouvir experiências, conhecer boas práticas, envolver profissionais com a rotina de trabalho, ouvir o usuário externo, entendendo a sua real necessidade”.

A registradora afirmou também que o titular do cartório precisa fazer o seu dever de casa, mudando sua forma de trabalho, passar a utilizar sobretudo dados, não apenas textos. No 2º Ofício do Registro de Imóveis de Ribeirão Preto, foi realizado um trabalho para que ocorresse a abertura de matrícula para todas as unidades dos loteamentos, condomínios e transcrição. Também foi realizada a atualização de todos os logradouros e cadastros municipais nas matrículas, além da elaboração eletrônica de todo o indicador real e pessoal. “Estou falando de todo indicador pessoal e real, não só aqueles dos quais a lei estabelece”, completa.

Ao concluir, a registradora de imóveis deixou claro porque é importante profissionalizar. “Por uma razão só: o registro de imóveis é um serviço público e traz consigo o dever de servir à comunidade, surpreender a comunidade, até mesmo porque o cidadão não tem escolha do fornecedor”.

Fonte: Assessoria de Comunicação do IRIB

Em 21.10.2015

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