Em 27/09/2019

Artigo - Como usar o BI no cartório? – Por Cícero Trichês

Neste artigo, vamos apresentar como a inteligência de negócios permite melhorar a tomada de decisões e definição de estratégias para o sucesso de um cartório.

Hoje em dia, os proprietários de cartórios têm disponível uma quantidade enorme de informação, o que requer maneiras inovadoras de obter controle, compreensão e inteligência a partir dos dados – e uma das melhores soluções para esse desafio é adotar uma estratégia de BI no cartório.

No entanto, muitos estabelecimentos demoram para inserir o Business Intelligence (BI) em sua rotina, devido à falta de conhecimento sobre ele, dúvidas sobre por onde começar e quanto ao retorno do investimento. A verdade é que o BI precisa ser parte integrante da operação de qualquer negócio que faça parte do universo competitivo, dinâmico e complexo das organizações contemporâneas.

Pensando nisso, neste artigo, vamos apresentar como a inteligência de negócios permite melhorar a tomada de decisões e definição de estratégias para o sucesso de um cartório. Acompanhe a seguir.

O que é Business Intelligence?

O BI é um conceito que envolve a coleta e análise de informações comerciais relevantes e úteis em uma organização. Ele consiste em um processo orientado por tecnologia para analisar dados e apresentar informações acionáveis, a fim de ajudar executivos, gerentes e outros usuários finais corporativos.

As empresas utilizam BI para detectar eventos significativos e monitorar tendências de negócios, com o objetivo de se adaptar rapidamente a um novo cenário.

Ele permite, também, melhorar a tomada de decisões em todos os níveis de gerenciamento, além dos processos estratégicos. Isso otimiza a capacidade de identificar oportunidades adequadas para sua serventia, possibilitando, assim, planejar um futuro de sucesso.

Por que investir em BI no cartório?

Tendo como base diversas métricas e indicadores de desempenho, o BI no cartório permite transformar simples dados brutos em informações úteis, possibilitando planejar ações que podem melhorar os resultados de uma serventia.

No serviço de notas e de registro, a tecnologia de BI oportuniza fazer a análise de tendências, detectar oportunidades, assim como identificar falhas operacionais. Com isso, é possível agir de forma mais rápida, melhorando a eficiência dos serviços do cartório.

Com o auxílio de relatórios e gráficos, antecipa-se os valores de receitas, é feita a análise de ações de funcionários, média de dias para lavraturas de protocolos em aberto, assim como outros índices armazenados em bancos de dados.

Como implementar o BI no cartório?

Para obter todos os benefícios de um sistema de business intelligence, é recomendado investir em pessoal capacitado, além de treinamento e um software projetado para trabalhar nos serviços oferecidos pelo cartório.

A implementação de uma solução BI pode ser um divisor de águas para um cartório, fornecendo informações integradas sobre os dados de todos os seus departamentos. Entretanto, uma implementação funciona melhor quando é feita de maneira gradual ou em etapas.

É uma prática recomendada envolver todas as partes interessadas da equipe desde o início. No entanto, distribua a implantação gradualmente entre os departamentos em vez de tentar forçar todo o cartório a fazer uma mudança completa de uma só vez. Isso permite uma aceitação mais fácil, e concentrar seus recursos um pouco de cada vez.

Além disso, tenha em mente que o BI não é um projeto estático. Ele requer cuidados e manutenção constantes. Conforme seu cartório cresce e muda, você precisa ajustar seu sistema de business intelligence para acomodar essas novas alterações.

Dessa forma, o BI no cartório permite melhorar a performance organizacional, analisar cenários e otimizar a produtividade. Conhecendo as tendências do setor, seu cartório pode tomar decisões bem informadas e fundamentadas que ajudarão seu negócio a se modernizar e prosperar.

Cícero Trichês é sócio e fundador da Alkasoft, empresa que há 25 anos desenvolve soluções tecnológicas para cartórios.