Gerir uma empresa com certeza é uma tarefa que desafia até os mais experientes administradores. Calcular, avaliar, medir desempenho, bater metas, recalcular, traçar estratégias, mudar de estratégias. Enfim, uma infinidade de situações que devem ser cuidadosamente gerenciadas para que os objetivos traçados sejam alcançados. Mas é claro que nada disso poderia ser feito sem o auxílio de boas soluções tecnológicas.

 

Para saber se seu cartório está se desenvolvendo de forma saudável e caminha para o sucesso, é importante que seu desempenho e resultados sejam medidos sistematicamente. Para isso, os indicadores de performance são grandes aliados do gestor. Por meio de técnicas, estratégias ou ferramentas é possível que o gestor faça análises e obtenha informações detalhadas sobre o andamento da serventia em aspectos específicos. Este tipo de aplicativo é alimentado por informações de forma automática e autônoma.

 

Bem diferente da maioria das ferramentas de produtividade, que fazem apenas a gestão e o compilado das informações, possibilitando a reunião de metas e projetos, controle do tempo, fluxo de trabalho e tarefas. No entanto, esse tipo de sistema na sua maioria não gera relatórios em dashboards, não faz análises qualitativas e quantitativas nem gera gráficos de tendências. Sua função é apenas organizar os dados, agendar a criação de uma tarefa ou periodicidade de uma ação, acompanhar as atividades dos escreventes, o volume de trabalho para cada funcionário e controlar os prazos. Tudo isso na grande maioria das ferramentas é de forma manual e com a necessidade de alimentar o sistema a todo o momento.

 

Já os indicadores são medidas calculadas de desempenho e são compostos pelo conjunto de diferentes métricas – que são as medidas brutas, atômicas e de composição simples, como formatos de valores e quantidades. Quando utilizados na gestão do cartório oferecem a seu gestor uma visão mais exata para avaliar uma situação e sua evolução histórica. Funcionam como indícios para saber se tudo está correndo bem e se os objetivos almejados foram ou estão sendo alcançados.

 

Dessa forma é possível confrontar dados quantitativos com dados qualitativos e obter insights mais detalhados a respeito de comportamentos, tendências e resultados, permitindo a antecipação de problemas e a rápida tomada de decisão para a sua correção. Afinal, tudo que pode ser medido, pode ser melhorado.

 

Por isso, ao escolher a melhor solução de gestão para seu cartório, pense na efetividade e nos resultados que busca. Análises confiáveis e gráficos qualitativos são as melhores ferramentas para aqueles que buscam eficiência e otimizar seus lucros. Neste caso, indicadores de performance entregam relatórios e resultados confiáveis, que podem tornar qualquer cartório líder em seu segmento.

 

*Joelson Sell é sócio e fundador da Escriba. Diretor de negócios e expansão. Formado em Gestão Comercial pela UNOPAR. Colunista do Jornal do Notário, revista do Colégio Notarial seção São Paulo.