Em 02/08/2016

CGJ-MG normatiza o descarte de documentos nas serventias extrajudiciais

A Corregedoria-Geral de Justiça de Minas Gerais publicou o Provimento nº 322/2016, autorizando os registradores e notários mineiros a adotarem a Tabela de Temporalidade de Documentos do CNJ

Em maio deste ano a Corregedoria-Geral de Justiça de Minas Gerais (CGJ-MG) publicou o Provimento nº 322/2016, autorizando os registradores e notários mineiros a adotarem a Tabela de Temporalidade de Documentos do CNJ.

No ano passado o CNJ já havia instituído as regras para o período de conservação dos documentos nos cartórios extrajudiciais do país através do Provimento nº 50. No referido Provimento foi anexada uma Tabela de Temporalidade de Documentos, onde se identifica expressamente o tempo de conservação necessário de cada documento arquivado nas serventias extrajudiciais.

No entanto, desde a publicação do Provimento nº 50 pelo CNJ, a Corregedoria-Geral de Justiça de Minas Gerais não havia se manifestado a respeito do tema.

O Provimento nº 322/2016 da CGJ altera o artigo 356 do Código de Normas, que passa a vigorar da seguinte forma:

"Art. 356. Expirado o prazo para arquivamento de livros e documentos, poderão estes ser descartados pelo tabelião ou oficial de registro, adotando procedimento que assegure a sua inutilização completa, com observância do disposto nos arts. 66-A a 66-C deste Provimento.''

De acordo com o Provimento nº 322, conforme o caso, os documentos arquivados em meio físico nos serviços notariais e de registro poderão ser inutilizados, por processo de trituração ou fragmentação de papel, resguardados e preservados o interesse histórico e o sigilo, ressalvando-se os livros e os documentos para os quais seja determinada a manutenção do original em papel, que serão arquivados permanentemente na serventia.

O documento preocupou-se ainda com a questão ambiental, proibindo a incineração dos documentos e destinando os papeis triturados ou fragmentados à reciclagem

Os titulares devem ficar atentos, porém, à comunicação ao Diretor do Foro sobre qualquer eliminação de documentos. Os prazos para as comunicações ao juiz são 31 de maio e 30 de novembro de cada ano.  A cópia da comunicação deverá permanecer arquivada na serventia, juntamente com o respectivo comprovante de entrega à Direção do Foro.

É imprescindível também que o registrador fique atento ao tempo e aos documentos indicados na Tabela. O descarte só é válido para os documentos que estão expressamente indicados ali. A permissão não se aplica aos documentos arquivados digitalmente ou em microfilme. Estes deverão ser conservados permanentemente na serventia. Alguns documentos só podem ser eliminados após a microfilmagem ou digitalização.

Fonte: Assessoria de Comunicação do Recivil 

Em 1º.8.2016

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