Em 11/09/2015

Gestão documental e preservação de documentos eletrônicos em documentos confiáveis

Thiago de Oliveira Vieira e Nataly Cruz demonstram como ferramentas da arquivologia podem contribuir para a atividade notarial e registral

Dois especialistas em na gestão documental, Thiago de Oliveira Vieira e Nataly Cruz, demonstraram aos participantes do 1º Seminário Nacional Elvino Silva Filho como a gestão documental pode ser útil para os notários e registradores.

Membro da Câmara Técnica de Documentos Audiovisuais, Iconográficos e Sonoros do Conselho Nacional de Arquivos, o Conarq, Thiago Vieira explorou os conceitos da Arquivologia e a terminologia utilizada pelo Conselho.

Ele afirmou que, no Brasil, os arquivos são tratados de forma periférica e, nesse contexto, a participação em um seminário nacional sobre o registro eletrônico de imóveis torna-se muito importante. “Todas as instituições, públicas ou privadas, devem trabalhar com a gestão de documentos. Isso é fundamental, pois gera economia, eficácia e eficiência. Para os cartórios, é um instrumento fundamental para organização, preservação e recuperação da documentação produzida”, afirmou.

Em sua palestra, Vieira falou da necessidade da conscientização da importância da gestão dos documentos. “A gestão existe, é importante e não deve ser é periférica e não pode ficar restrita só nos arquivos. Todo mundo produz arquivos, e todos devem cuidar dos seus arquivos. A disciplina arquivística pode contribuir com ferramentas para que isso aconteça”

Para Nataly Cruz, o registro eletrônico já está presente na rotina dos cartórios, as serventias já recebem documentos eletrônicos e, portanto, a gestão eletrônica dos processo é alvo de muitas dúvidas. “A gestão documental possui instrumentos que podem apoiar os processos e ajudar a implementar o registro eletrônico de forma mais organizada. Hoje temos duas ferramentas importantes – o plano de classificação e a tabela de temporalidade – que podem ser úteis aos grandes e pequenos cartórios”, afirma.

Segundo ela, apesar de todos os cartórios terem documentos arquivísticos, que apoiam os fluxos de seus processos, estas importantes ferramentas não são utilizadas para implementar um plano de gestão de documentos. “A partir do momento em que tivermos essas ferramentas na mãos, elas vão apoiar o trâmite do registro eletrônico, a gestão interna da documentação gerada, não só dos documentos digitais, mas também dos pedidos em papeis. Vai também contribuir para a preservação dos documentos nos cartórios.

Fonte: Assessoria em Comunicação

Em 11.09.2015