Em 30/01/2025

Registro de Imóveis. Gestão documental – proteção de dados pessoais.

Coluna produzida pelo escritório Chezzi Advogados esclarece dúvida acerca de gestão documental e proteção de dados no Registro de Imóveis.

PERGUNTA: Como estruturar uma gestão documental adequada à segurança da informação e proteção de dados pessoais no ambiente do Registro de Imóveis?

RESPOSTA: A segurança da informação constitui um conjunto de medidas para garantia da integridade, confidencialidade e disponibilidade das informações e dos ativos informacionais, autenticidade de documentos e conformidade e auditabilidade dos procedimentos adotados por uma organização.

No âmbito das serventias extrajudiciais, a segurança da informação é um ponto central para a execução do ofício delegado.

A boa gestão do acervo informacional passa pela adoção de Sistema de Gestão de Cibersegurança e Segurança da Informação (SGCSI) em conformidade com o plexo de diretrizes sobre o tema, expedidas pelo CNJ, e com as melhores práticas, reconhecidas internacionalmente.

A gestão documental desempenha um papel fundamental nesse processo, na medida em que assegura o melhor desenvolvimento de todo o ciclo informacional dos arquivos da serventia, que vão desde a produção/recepção até o arquivamento definitivo/eliminação.

Uma gestão documental eficaz (i) garante a transparência e a rastreabilidade das atividades realizadas pela serventia, (ii) promove a eficiência operacional, otimizando o acesso às informações, (iii) contribui para a proteção do acervo contra extravios, danos e acessos não autorizados, além de fomentar uma cultura de conformidade no ambiente cartorário.

Nessa esteira, a teoria da arquivologia propõe uma classificação do arquivo em três módulos, de acordo com o ciclo de vida informacional:

• Arquivo Corrente: onde são armazenados os documentos utilizados frequentemente nas operações diárias;
• Arquivo intermediário: local onde se alocam os documentos com uso esporádico, mas com relevância administrativa, fiscal ou jurídica.
• Arquivo permanente: destinado a documentos que, pelo valor histórico, informacional ou cultural, devem ser preservados em caráter definitivo.

Essa classificação é aplicada aos arquivamentos físico e digital, considerando-os como integrantes do mesmo acervo informacional de cada organização.

No âmbito da digitização do registro imobiliário, é patente que o arquivamento digital tenha especial relevância, razão pela qual os procedimentos preventivos devem ser ponderados em acordo com a análise de vulnerabilidades do respectivo sistema informático adotado pela serventia.

No contexto operacional diário, constitui boa prática que os documentos estejam classificados de acordo com uma estrutura organizacional adequada, agrupando-os por função/assunto. Um importante instrumento nesse sentido é o Plano de Classificação de Documentos, que direciona a serventia quanto à estruturação hierárquica dos arquivos e formas de rotulagem e identificação.

Na gestão da destinação final de documentos, o Provimento n. 50, de 2015, do CNJ, apresenta-se como um valioso referencial, que além de apontar os documentos que devem estar em guarda permanente, estabelece os procedimentos para a eliminação adequada quando este for o fim definido. Na norma, sintetiza-se uma Tabela de Temporalidade, que define os prazos para retenção e descarte de documentos associados à atividade finalística da serventia.

É boa prática que a gestão do tempo de vida dos arquivos associados à gestão administrativo-financeira da serventia também tenha uma tabela de temporalidade estabelecida pelo cartório, com os prazos de guarda de documentos nos arquivos corrente e intermediário e designação da destinação final (se eliminação ou arquivo permanente).

*ATENÇÃO: As perguntas e respostas apresentadas nesta seção do Boletim do IRIB são produzidas pelo escritório Chezzi Advogados e não expressam, necessariamente, a opinião da Diretoria do IRIB e dos editores deste boletim. O conteúdo apresentado é de responsabilidade exclusiva de seus autores. Caso queira entrar em contato com o escritório, envie um e-mail para [email protected].

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