Em 17/02/2025

Registro de Imóveis. Documentos digitalizados – aceitabilidade.

Coluna produzida pelo escritório Chezzi Advogados esclarece dúvida acerca da aceitabilidade de documentos digitalizados pelo Registro de Imóveis.

PERGUNTA: Quais parâmetros devem ser observados na aceitabilidade de documentos digitalizados pelo Registro de Imóveis?

RESPOSTA: No âmbito dos negócios jurídicos realizados digitalmente, por vezes o processo de consolidação documental é totalmente conduzido de forma eletrônica. Em outras ocasiões, algumas etapas podem ocorrer no mundo físico, ocorrendo posteriormente a conversão do documento em digital.

Esse contexto de múltiplas possibilidades também impacta a recepção de documentos eletrônicos pelo Registro de Imóveis. O Código Nacional de Normas do Foro Extrajudicial do CNJ (Provimento n. 149, de 2023) prevê a recepção de títulos e documentos nato-digitais e digitalizados. Especialmente quanto a este último, aponta que:

Art. 208. (...). §2.º Consideram-se títulos digitalizados com padrões técnicos aqueles que forem digitalizados em conformidade com os critérios estabelecidos no art. 5.º do Decreto n. 10.278, de 18 de março de 2020, inclusive os que utilizem assinatura eletrônica qualificada ou avançada admitida perante os registros públicos (art. 17, §§ 1º e 2º, da Lei n. 6.015/1973; art. 38, § 2º, da Lei n. 11.977/2009; art. 285, I, deste Código).

A Instrução Técnica de Normalização (ITN) n. 2 de 2024 do Operador Nacional do Sistema do Registro Eletrônico de Imóveis (ONR) consubstancia um conjunto de regras para eficacização desse dispositivo.

Para aceitabilidade no Registro de Imóveis, considera-se documento digitalizado (ou desmaterializado) aquele que:

(i) foi assinado fisicamente pelas partes, com firma reconhecida, quando necessário, e seguiu o rito de digitalização descrito no Decreto n. 10.278, de 2020, com assinatura de uma das modalidades previstas na Lista de Serviços Eletrônicos Confiáveis do Registro de Imóveis (LSEC-RI);

(ii) foi desmaterializado pela instituição financeira, seguindo o rito de digitalização descrito no Decreto n. 10.278, de 2020, com assinatura do representante da Instituição Financeira (IF) em uma das modalidades previstas na LSEC-RI, conforme autorizado na Resolução BACEN n. 4.478, de 2016; ou

(iii) foi desmaterializado pelo notário.

É importante compreender cada elemento apontado.

O rito descrito no Decreto n. 10.278, de 2020, refere-se aos padrões mínimos apontados pelo Anexo I, e os metadados especificados no Anexo II da norma.

No Anexo I consignam-se requisitos que incluem níveis de resolução, padrões de cor e formatos de arquivo apropriados para garantir a preservação do documento a longo prazo. Os formatos PDF/A e PNG são também exigidos, pois oferecem alta capacidade de preservação e garantem a acessibilidade futura.

No Anexo II estruturam-se os metadados minimamente necessários. Os metadados desempenham um papel essencial na garantia da segurança e da veracidade das informações. Dados como título, autor, data de criação, localização, responsável pela digitalização, hash criptográfico, identificador único e tipo do documento digital ajudam a assegurar a autenticidade e a rastreabilidade.

Esses elementos permitem demonstrar que o documento foi produzido ou digitalizado de forma legítima e corresponde ao original, além de detectar eventuais alterações posteriores.

Ressalta-se aqui que o art. 5º, I, do Decreto n. 10.278, de 2020 – que exige assinatura na modalidade Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasi) – é inaplicável ao ambiente registral imobiliário, tendo em vista que o Código Nacional de Normas, com alterações realizadas pelo Provimento n. 180, de 2024, do CNJ, – conforme art. 208, § 2º, acima transcrito – passou a prever a possibilidade de utilização de assinaturas avançadas, para além da modalidade qualificada.

Esse ponto é repetido na ITN n. 2, de 2024, que exige a assinatura em alguma modalidade prevista na Lista de Serviços Eletrônicos Confiáveis do Registro de Imóveis (LSEC-RI), e no caso de Instituição Financeira (IF), observando-se a Resolução BACEN n. 4.474, de 2016.

Estão previstas na LSEC-RI as seguintes modalidades de assinatura: (i) ICP-Brasil; (ii) a Infraestrutura de Chaves Públicas do Registro Civil (ICP-RC); (iii) Gov.BR; e (iv) Certificado Notarizado (e-Notariado).

O processo de digitalização somente se aperfeiçoa com a assinatura digital (com base na LSEC-RI) da pessoa responsável pela desmaterialização. Ainda que essa pessoa tenha assinado fisicamente, por alguma relação de direito material sobre o documento, ela deverá também assinar digitalmente.

No caso de documentos envolvendo instituições financeiras, somente o representante da IF poderá realizar a digitalização e assinar como responsável pelo processo.

A ITN n. 2, de 2024, do ONR prevê como serviços confiáveis o Módulo de Digitalização do Registro de Imóveis do Brasil e o Módulo de Digitalização do ONR, ambos acessíveis por meio das plataformas de assinaturas disponibilizadas por cada ente.

Ressalta-se aqui que a digitalização, ainda que feita de forma correta, não supre a necessidade de reconhecimento de firma da assinatura física aposta ao documento, quando a lei assim o exigir.

Em se tratando de documento híbrido, isto é, que contém simultaneamente assinaturas físicas e digitais, a ITN n. 2, de 2024, do ONR determina que a assinatura física deve ser realizada antes do processo de digitalização, a partir do qual as assinaturas digitais serão apostas.

No caso de documento desmaterializado ou híbrido emitido por tabelião de notas, a assinatura eletrônica do notário ou de seu preposto é suficiente para garantia da regularidade do processo, ante a presunção de veracidade que é deferida aos atos desse profissional.

*ATENÇÃO: As perguntas e respostas apresentadas nesta seção do Boletim do IRIB são produzidas pelo escritório Chezzi Advogados e não expressam, necessariamente, a opinião da Diretoria do IRIB e dos editores deste boletim. O conteúdo apresentado é de responsabilidade exclusiva de seus autores. Caso queira entrar em contato com o escritório, envie um e-mail para [email protected].

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