Florianópolis (SC) - Durante a palestra “Do ideal ao real - Construindo o SREI” foi apresentada, aos quase 300 participantes do XLV Encontro dos Oficiais de Registro de Imóveis do Brasil, realizado em Florianópolis, Santa Catarina, entre os dias 17 e 19 de outubro de 2018, a Prova de Conceito (POC) do SREI. 

 

 

Responsáveis pelo desenvolvimento da POC, Adriana Unger, engenheira mecatrônica e mestre em Engenharia de Produção e Gestão na Tecnologia da Informação pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo (USP), professora-pesquisadora e atuou como líder da equipe de modelagem de processos de negócio do projeto - Sistema de Registro Eletrônico Imobiliário (SREI) para o Conselho Nacional de Justiça – CNJ; e Nataly Cruz, gestora de Processos e Projetos do Quinto Cartório de Registro de Imóveis de São Paulo, pós-graduada em Direito Notarial e Registral Imobiliário pela Escola Paulista da Magistratura, demonstraram como será feito um registro eletrônico, os documentos gerados e os desafios que os registradores irão enfrentar para construir um sistema que atue de forma integrada em todo território brasileiro.

 

“O projeto da prova de conceito é justamente uma metodologia que foi escolhida para que possamos sair do ideal, que foi a concepção do registro eletrônico, e construir uma ponte, um caminho para que o registro eletrônico passe a ser a realidade da prática do Registro de Imóveis”, explicou Adriana Unger.

 

Ainda segundo a engenheira mecatrônica, “o principal objetivo da POC é contribuir para o ganho de maturidade técnica do SREI, interrompendo um hiato de mais de seis anos desde a publicação das especificações do sistema pelo projeto CNJ – LSI-TEC. Trata-se de um MVP (Minimum Viable Product) ou protótipo de software capaz de realizar a tramitação eletrônica completa de um título natodigital estruturado assinado eletronicamente (no caso um instrumento particular de venda e compra com alienação fiduciária). “Aqui no XLV Encontro, foi possível demonstrar a primeira parte desse trâmite, ou seja, o envio digital do título e provas complementares pelo apresentante no Sistema de Atendimento Eletrônico Compartilhado (SAEC) e a prenotação deste no Sistema do Cartório (SC), além da operação do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) e de um exemplo de recibo-protocolo natodigital estruturado em formatos XML e PDF-A. Ainda estão em desenvolvimento a escrituração da matrícula eletrônica (incluindo o registro de hash em blockchain) e a entrega da certidão eletrônica”.

 

O registro eletrônico ainda traz consigo a possibilidade de uma base de dados que proporcione índices que hoje não existem. “A ideia é que consigamos, com um imóvel que já tem uma matrícula em meio físico, a partir do momento que se abra uma matrícula eletrônica, ele passe a existir no meio digital e eu consiga fazer perguntas para essa base como quantos imóveis estão registrados em nome de mulheres, o preço médio de uma transação, quantos imóveis há em uma determinada região. Tudo a partir do registro”, explicou Unger. 

 

Antes que o registro eletrônico seja uma realidade e os dados venham dessa base, o IRIB está desenvolvendo, em paralelo, o projeto IRIB-Indicadores Imobiliários. “Trata-se do desenvolvimento de uma infraestrutura para a produção e publicação periódica de índices a partir dos dados do Registro de Imóveis. O objetivo é fornecer dados estatísticos e anonimizados sobre as operações de registro atualmente declaradas na Declaração de Operação Imobiliárias da Receita Federal (DOI) que no futuro estarão disponíveis no Registro de Imóveis eletrônico. Este projeto ambiciona colocar o Registro de Imóveis brasileiro, por meio do IRIB, em um novo patamar no provimento de informações estatísticas de interesse para vários setores da sociedade - como o financeiro (crédito habitacional), mercado (construção civil, incorporadoras e imobiliárias) e governo (políticas públicas habitacionais), além de fornecer informações valiosas para o projeto Doing Business do Banco Mundial”, esclareceu a engenheira que também está envolvida neste projeto. 

 

Nataly Cruz, especialista em gestão documental, apresentou como a equipe está pensando a Gestão de Documentos Aquivísticos Digitais que o registro eletrônico vai gerar. “Os documentos apoiam, representam e servem como provas das atividades dos Registros de Imóveis e, para que possam cumprir estas finalidades precisam ser confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis. Neste sentido, a Gestão de Documentos atua para designar métodos de tratamento dos documentos e das informações neles contidas, visando sua organização, padronização, classificação, segurança e preservação. No âmbito eletrônico é necessário que os sistemas atendam as diretrizes técnicas específicas para a correta gestão dos documentos – sejam natodigitais, representantes digitais, físicos ou híbridos”, explica. 

 

“O objetivo da POC será desenvolver um protótipo de software que permitirá experimentar a produção e transmissão dos documentos eletrônicos em um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) específico para o Registro de Imóveis. Para tanto, estão sendo observados os requisitos necessários para a tramitação eletrônica de um título natodigital (Instrumento Particular de Venda e Compra e Alienação Fiduciária), bem como a produção de documentos permanentes como Livro 1 – Protocolo e a Matrícula eletrônica, em conformidade com os padrões técnicos estabelecidos pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) e outras entidades internacionais”, acrescentou Nataly.

 

Ainda segundo a especialista, a equipe está olhando para ciclo que os documentos seguem e buscando, junto com a equipe do Arquivo Nacional as práticas mais adequadas de arquivologia, mas também aproximando as práticas ao cenário do Registro de Imóveis. “O cartório será sempre o detentor dos documentos e precisa se preocupar em gerenciar documentos e metadados, além de proteger as características do documento (identidade e integridade) e a relação orgânica entre os documentos”, completou Nataly.

 

Outro desafio apresentado, na gestão documental é a Tabela de Temporalidade e Destinação, uma ferramenta prática de apoio ao gerenciamento dos documentos que tem por finalidade registrar os prazos de guarda dos documentos, conforme exigências legais e normativas, identificando, com maior clareza, os documentos passíveis de eliminação e aqueles cuja guarda e conservação devam ser permanentes, conforme se determina nos artigos 24 e 26 da Lei 6.015/1973 e o artigo 30, I e 46 da Lei 8.935/1994. 

 

“A tabela de temporalidade atua em conjunto com o Plano de Classificação dos Documentos, que permite identificar a necessidade de padronizar a denominação dos documentos para facilitar a localização, acesso, atualização e arquivamento, independentemente de seu formato. Em âmbito nacional, o Provimento CNJ 50/2015 promoveu um grande avanço, pois autorizou os cartórios extrajudiciais a adotarem uma tabela de temporalidade de documentos. Na POC está sendo aplicada versão atualizada da tabela de temporalidade do Registro de Imóveis elaborada em âmbito estadual (São Paulo), apresentada à Comissão Especial para Gestão Documental do Foro Extrajudicial instituída em 2010 pelo CONARQ”, completou Nataly.

 

“É preciso lembrar que o registro eletrônico não vai ser centralizador de dados e vai conversar com os sistemas dos cartórios, independente de quais sejam elee”, completou Unger, ressaltando que o projeto da POC está sendo desenvolvida no âmbito do IRIB e é de propriedade do Instituto. 

 

O XLV Encontro dos Oficiais de Registro de Imóveis do Brasil foi realizado em Florianópolis, capital de Santa Catarina, entre os dias 17 e 19 de outubro de 2018 e reuniu cerca de 300 participantes no Hotel Majestic Palace.