Em 18/11/2024

WhatsApp – envio de documentos ao Registro de Imóveis.

Coluna produzida pelo escritório Chezzi Advogados esclarece dúvida acerca do uso do WhatsApp para o envio e recebimento de documentos ao Registro de Imóveis.

PERGUNTA: Quando se pode enviar e receber documentos por WhatsApp no âmbito do registro de imóveis?

Veja a resposta:

O uso do WhatsApp se tornou comum e essencial no cotidiano da população brasileira seja no âmbito pessoal, profissional, na contratação de serviços e nas relações de consumo.

O WhatsApp é um aplicativo multiplataforma de mensagens instantâneas e chamadas de voz para smartphones caracterizado por uma facilidade de uso, ampla acessibilidade e gratuidade de serviço, o que democratizou o acesso à comunicação instantânea em diversas camadas sociais.

A popularidade do WhatsApp muito se deve, além dos pontos trazidos acima, ao uso de criptografia de ponta a ponta enquanto recurso de segurança para garantir proteção e privacidade nas conversas do mensageiro.

Assim como outros prestadores de serviço e demais empresas que utilizam a plataforma para estabelecer um canal acessível de comunicação entre os clientes, seu uso pelas serventias extrajudiciais também pode ser tido como mecanismo facilitador para interação com usuários dos serviços registrais e a sociedade.

Pensando na realidade dos cartórios, diante das diversas possibilidades de uso do WhatsApp, a ferramenta pode auxiliar no agendamento de atendimentos, no esclarecimento de dúvidas sobre procedimentos e documentação necessária, bem como no acompanhamento de status, prazos e requisitos de serviços. É até mesmo possível estabelecer APIs e instalar automatizações para automatizar o atendimento.

Os colaboradores devem ser orientados quanto ao uso adequado da ferramenta, pois existem restrições normativas quanto ao uso da plataforma para envio e recebimento de documentos durante a prestação de serviço. 

O art. 33 do Provimento n. 89, de 2019, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) – que regulamenta o Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis (SREI) e outros pontos importantes à digitização das serventias –, traz disposição vendando que oficiais de registro de imóveis realizem a prestação de serviços via Internet fora do SREI.

Isso inclui o recebimento ou expedição de documentos eletrônicos e informações em plataformas que não pertençam as centrais de serviços eletrônicos compartilhados ou do SAEC. 

Não se permite, portanto, a utilização do WhatsApp para enviar e receber documentos para qualquer etapa do procedimento de registro ou averbação, pois tal prática se encontra em desconformidade com o Provimento n. 89, do CNJ.

Isso promove também a inconformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), na medida em que não observa a segurança e adequação necessária ao tratamento (art. 44), nem há base legal que lhe dê suporte.

Para consolidar um manejo adequado, é importante que a serventia elabore políticas, procedimentos e ou diretrizes de uso do WhatsApp, inclusive para documentar a orientação do delegatário aos funcionários quanto os usos permitidos e vedados, delimitando a responsabilidade dos usuários da ferramenta.

O conteúdo pode abranger desde a proteção dos dados tratados, quanto a cordialidade e assertividade na interação com o usuário. Esses documentos também podem delimitar os requisitos de segurança da informação do aparelho no qual o aplicativo é instalado.

O tema também pode ser abordado em capacitações dos funcionários sobre o programa de compliance da serventia. Essas medidas são importantes, pois o veículo torna-se instrumento oficial de comunicação com a serventia.

*ATENÇÃO: As perguntas e respostas apresentadas nesta seção do Boletim do IRIB são produzidas pelo escritório Chezzi Advogados e não expressam, necessariamente, a opinião da Diretoria do IRIB e dos editores deste boletim. O conteúdo apresentado é de responsabilidade exclusiva de seus autores. Caso queira entrar em contato com o escritório, envie um e-mail para [email protected].

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